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PROZESSOPTIMIERUNG DURCH SOFTWARE

Das Ziel vieler Softwareeinführungen ist Unternehmensprozesse zu optimieren. D.h. Kostenreduktion durch Verkürzung und Vereinfachung aufwändiger Arbeitsprozess und Workflows zu verbessern.

Sogar in der heutigen, digitalisierten Welt arbeiten viele Unternehmen überwiegend mit Office-Programmen wir Excel, Word, etc., um die täglichen Anforderungen abzuarbeiten.

Dass sind meistens folgende Prozesse:
Kundenkontakte und Termine werden mit einem E-Mailprogramm verwaltet
Angebote, Aufträge und Lieferscheine werden in einer Textverarbeitung erstellt
Auswertung und Kalkulationen in einem Kalkulationsprogramm
Oft findet man auch selbst gestrickte Lösungen auf Basis von Access

Dass sind Prozesse, die teilweise vor Jahrzehnten eingeführt und nie hinterfragt wurden. Für manche mag das der richtige Weg sein, jedoch ist in vielen Fällen der Bearbeitungsaufwand sehr hoch und die Fehleranfälligkeit recht hoch da alte Strukturen nie überdacht wurden. Vor allem für Unternehmen mit dem Potential für starkes Wachstum entstehen dadurch große Probleme, die nicht erkannt werden.

Neue Software, neue Probleme!?

Softwareeinführung führt sehr oft zu Problemen, weil Fehlentscheidungen getroffen werden. Holen Sie sich als Unternehmer, Geschäftsführer oder Abteilungsleiter rat bei Ihren Mitarbeitern, dem Vertrieb, der Verwaltung, etc. und werten Sie diese Daten aus.
Die Folgen wenn sie dass versäumen: fehlende Prozesse, die sich Mitarbeiter dringend gewünscht hätten, oder Prozesse die unnütz sind und nur Kosten verursachen. Häufig geraten Unternehmen mit der falschen Softwarelösung in einer never-ending-story, da nicht die Effekte erzielt werden die man sich erhofft hat. Das Resultat davon sind weder optimierte Prozesse noch die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Damit es dazu nicht kommt, unterstützen wir sie gerne. Es müssen nicht immer die größten und teuersten Softwarelösungen sein. In vielen Fällen optimieren sie ihre Prozesse sogar mit kleinen Tools und einem relativ niedrigem finanziellem Aufwand.

Ziele, Analyse, Auswahl, Plan

Generell kann gesagt werden, dass eine Software, egal welche, immer nur ein Werkzeug ist. Prozesse werden nicht automatisch verbessert, wenn man mit einer neuen Software arbeitet.
Wenn man sich dazu entschließt eine neue Software anzuschaffen, entscheiden viele Faktoren darüber, ob das Projekt gelingt.
Zunächst muss man sich darüber Gedanken machen, was man mit der Softwareumstellung erreichen will und welche Schritte dazu nötig sind. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen. Diese sollte man sich auch nehmen, da es bei einer Softwareeinführung oft um viel Geld geht und man dieses möglichst in die richtige Software investieren sollte. Ist der richtige Anbieter gefunden, soll ein Plan erstellt werden, wie die Prozesse optimiert und wie in der Software abgebildet werden sollen.

Alles auf einmal oder Schritt für Schritt?

Hier kommt es sicher auf die Größe des Unternehmens an und welche Software man sucht. Falls nur der Vertrieb Unterstützung, benötigt reicht oft eine CRM-Software aus. Dasselbe gilt für Abteilungen in großen Konzernen. Will man die Effizienz im Engineering verbessern, wird man sich nicht auf die Suche nach einer ERP-Lösung machen.
Wir bei AXAVIA haben die Erfahrung gemacht, dass, gerade bei großen Firmen, mit einer Abteilung begonnen wird und danach Schritt für Schritt weitere Abteilungen hinzukommen. Da wir eine modulare Software anbieten, ist das auch kein Problem und eine gute Variante.
Wenn eine Softwareumstellung oder Einführung gut durchdacht ist, Unternehmen und Softwareanbieter genügend Ressourcen dafür aufwenden und die Einführung gut geplant wird, ist es durchaus möglich mit einer neuen Software als Werkzeug seine Unternehmensprozesse zu optimieren.

Wir machen ihren Job einfacher! Warum warten und nicht umgehend den Workflow optimieren?

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